Giấy tờ spa, thẩm mỹ viện và phòng khám cần những gì? Checklist hồ sơ pháp lý
Trong bài viết này, HPMED tổng hợp các nhóm hồ sơ quan trọng để chủ cơ sở xây dựng danh mục kiểm tra phù hợp, đồng thời phân biệt giữa giấy tờ bắt buộc, giấy tờ phát sinh theo điều kiện và hồ sơ quản trị nên có.
Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin pháp lý tổng quát, không thay thế ý kiến tư vấn cho một cơ sở cụ thể. Khi thực hiện thủ tục, cần đối chiếu văn bản còn hiệu lực, quy định chuyển tiếp và thủ tục hành chính được cơ quan có thẩm quyền công bố tại thời điểm nộp hồ sơ.
1. Xác định đúng mô hình trước khi chuẩn bị giấy tờ
Tên gọi “spa”, “thẩm mỹ viện”, “viện làm đẹp” hay “beauty clinic” không tự quyết định phạm vi dịch vụ được phép thực hiện. Điều cần xem xét là cơ sở có thực hiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc can thiệp thẩm mỹ thuộc phạm vi quản lý y tế hay không.
Theo khoản 12 Điều 40 “Nghị định 96/2023/NĐ-CP”, các dịch vụ thẩm mỹ sử dụng thuốc, chất hoặc thiết bị để can thiệp vào cơ thể theo những hình thức và mục đích được quy định phải được tổ chức dưới hình thức bệnh viện, phòng khám đa khoa hoặc phòng khám chuyên khoa. Quy định cũng đề cập riêng đến xăm, phun, thêu trên da có sử dụng thuốc gây tê dạng tiêm.
| Nhóm dịch vụ | Hướng xác định hồ sơ pháp lý |
|---|---|
| Làm sạch, dưỡng da, đắp mặt nạ, chăm sóc bên ngoài bằng mỹ phẩm, không thực hiện hoạt động khám chữa bệnh | Rà soát hồ sơ kinh doanh, địa điểm, nhân sự, sản phẩm, an toàn và các nghĩa vụ vận hành tương ứng. |
| Massage, xoa bóp | Kiểm tra thêm điều kiện kinh doanh và an ninh, trật tự áp dụng cho hoạt động thực tế. |
| Phun, xăm, thêu không sử dụng thuốc tê dạng tiêm | Không đồng nhất với trường hợp sử dụng thuốc tê dạng tiêm; vẫn phải rà soát sản phẩm, quy trình và các yêu cầu chuyên ngành liên quan. |
| Tiêm botulinum toxin, filler, mesotherapy, PRP, căng chỉ và các can thiệp tương tự | Phải xem xét theo mô hình cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, người hành nghề và phạm vi kỹ thuật được phép. |
| Laser, HIFU, RF hoặc công nghệ sử dụng tia, sóng, đốt để can thiệp làm thay đổi da, hình dạng hoặc giảm mỡ | Đối chiếu cơ chế, mục đích sử dụng và kỹ thuật cụ thể với quy định về cơ sở khám bệnh, chữa bệnh; không kết luận chỉ dựa trên tên máy. |
| Cắt mí, nâng mũi, hút mỡ và các phẫu thuật tạo hình | Chỉ thực hiện tại loại hình cơ sở phù hợp và trong phạm vi được phép; không mặc định mọi phòng khám thẩm mỹ đều được thực hiện. |
Điểm cần nhớ: “Không phẫu thuật” không đồng nghĩa với “không thuộc hoạt động y tế”. Tương tự, máy có nguồn gốc hợp pháp không đồng nghĩa cơ sở mua máy đã được phép triển khai mọi dịch vụ sử dụng máy đó.
2. Hồ sơ đăng ký kinh doanh và địa điểm hoạt động
2.1. Giấy tờ về chủ thể kinh doanh
Trước tiên, cơ sở cần xác định hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp hay hộ kinh doanh. Hồ sơ quản lý nên lưu giấy chứng nhận đăng ký tương ứng, thông tin người đại diện hoặc chủ hộ, ngành nghề đã đăng ký và các tài liệu thay đổi nội dung đăng ký trong quá trình hoạt động.
Nếu mở thêm cơ sở, cần xác định hình thức đăng ký phù hợp cho chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Không nên sử dụng giấy tờ của một địa chỉ để mặc nhiên hợp thức hóa hoạt động tại địa chỉ khác.
Căn cứ cần đối chiếu gồm “Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp” và “Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 168/2025/NĐ-CP”. Khi làm thủ tục, sử dụng hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền thay vì áp dụng máy móc những hướng dẫn cũ về nơi tiếp nhận hồ sơ.
2.2. Hồ sơ mặt bằng
Bộ hồ sơ địa điểm nên có hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp; thông tin về công năng sử dụng của mặt bằng; sơ đồ bố trí các khu vực; tài liệu cải tạo, xây dựng và hồ sơ an toàn liên quan nếu thuộc trường hợp phải có.
Đối với phòng khám, địa điểm còn phải đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất, điện nước, kiểm soát nhiễm khuẩn, môi trường và các yêu cầu an toàn tương ứng theo “Điều 40 Nghị định 96/2023/NĐ-CP”. Vì vậy, nên đánh giá tính phù hợp của mặt bằng trước khi ký hợp đồng dài hạn hoặc đầu tư cải tạo.
3. Giấy phép y tế: nhóm hồ sơ phân biệt spa với phòng khám
Nếu cơ sở thực hiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc can thiệp thẩm mỹ thuộc diện phải tổ chức theo mô hình y tế, giấy đăng ký kinh doanh là chưa đủ. Cơ sở cần có giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh phù hợp và duy trì các điều kiện chuyên môn trong quá trình vận hành.
Khung pháp lý nền tảng là “Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15” và “Nghị định 96/2023/NĐ-CP”.
Bộ hồ sơ pháp lý chuyên môn cần được quản lý đồng bộ giữa giấy phép hoạt động, phạm vi chuyên môn, danh mục kỹ thuật được phép thực hiện, hồ sơ người chịu trách nhiệm chuyên môn và danh sách đăng ký hành nghề.
Có giấy phép phòng khám không có nghĩa được thực hiện tất cả dịch vụ thẩm mỹ. Một cơ sở được thực hiện một số kỹ thuật da liễu không vì thế mặc nhiên được thực hiện phẫu thuật tạo hình. Khi bổ sung dịch vụ, phải rà soát điều kiện nhân sự, thiết bị, cơ sở vật chất và thủ tục liên quan trước khi triển khai.
3.1. Những nhóm tài liệu cần chuẩn bị khi xin phép phòng khám
| Nhóm tài liệu | Nội dung cần chuẩn bị, đối chiếu |
|---|---|
| Đề nghị cấp phép | Đơn đề nghị theo mẫu của thủ tục đang được công bố; thông tin về loại hình, địa điểm và phạm vi hoạt động. |
| Tư cách pháp lý | Giấy tờ đăng ký hoặc thành lập tương ứng với loại hình chủ thể và trường hợp đề nghị cấp phép. |
| Người chịu trách nhiệm chuyên môn | Giấy phép hành nghề hoặc giấy tờ hành nghề còn giá trị theo quy định chuyển tiếp; tài liệu chứng minh quá trình hành nghề và điều kiện đảm nhiệm vị trí. |
| Nhân sự | Danh sách đăng ký hành nghề, phạm vi công việc, thời gian làm việc và các tài liệu nhân sự theo yêu cầu của thủ tục. |
| Cơ sở vật chất, thiết bị | Bản kê khai; sơ đồ bố trí; danh sách thiết bị; tài liệu chứng minh điều kiện tương ứng với dịch vụ dự kiến. |
| Kỹ thuật chuyên môn | Danh mục kỹ thuật đề nghị thực hiện, phù hợp với nhân sự, thiết bị và điều kiện của cơ sở. |
Đây là danh mục chuẩn bị để rà soát, không thay thế thành phần hồ sơ chính thức. Cần phân biệt tài liệu phải nộp với tài liệu cần lưu hoặc xuất trình khi thẩm định; đồng thời kiểm tra trường hợp dữ liệu đã được khai thác từ hệ thống điện tử, không phải nộp lại.
3.2. Hồ sơ phải phản ánh đúng điều kiện thực tế
Điều 43 Nghị định 96/2023/NĐ-CP quy định phòng khám chuyên khoa có nơi đón tiếp và phòng khám bệnh tối thiểu 10 m²; nếu thực hiện kỹ thuật, thủ thuật thì phải có thêm phòng phù hợp, với mức diện tích tối thiểu được quy định cho từng trường hợp. Cơ sở cũng phải đáp ứng yêu cầu về xử lý dụng cụ sử dụng lại và phương tiện, thuốc cấp cứu phù hợp.
Đây không phải cách tính “chỉ cần đủ số mét vuông là được cấp phép”. Bố trí thực tế còn phải đáp ứng yêu cầu của kỹ thuật đăng ký, kiểm soát nhiễm khuẩn và các điều kiện liên quan. Xem “Điều 40 và Điều 43 Nghị định 96/2023/NĐ-CP”.
Lưu ý về thời điểm áp dụng: Khoản 6 Điều 3 “Nghị quyết 21/2026/NQ-CP” quy định cắt giảm một số điều kiện liên quan đến cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, trong đó có khoản 1 Điều 43 Nghị định 96/2023/NĐ-CP. Tuy nhiên, theo khoản 3 Điều 6 của nghị quyết, Điều 3 có hiệu lực từ 01/07/2027, không phải từ ngày có hiệu lực chung 29/04/2026 của nghị quyết. Vì vậy, không sử dụng quy định cắt giảm này để kết luận các điều kiện tương ứng đã bị bỏ trong năm 2026. Khi lập hồ sơ sau thời điểm này, cần kiểm tra thêm khoản 4, khoản 5 Điều 6 và văn bản mới có liên quan. Xem “bản chính thức, Điều 3 và Điều 6”.
4. Hồ sơ nhân sự, bằng cấp và đăng ký hành nghề
Đối với nhân sự spa thông thường, nên lưu thông tin nhân sự cần thiết, hợp đồng phù hợp với quan hệ làm việc, phân công công việc, hồ sơ đào tạo nghề và tài liệu đào tạo an toàn liên quan. Không nên hiểu rằng mọi vị trí tại mọi spa đều phải có cùng một loại “chứng chỉ hành nghề spa”.
Đối với phòng khám, phải phân biệt rõ văn bằng chuyên môn, giấy phép hành nghề, chứng nhận đào tạo kỹ thuật và việc đăng ký hành nghề tại cơ sở. Những tài liệu này có chức năng khác nhau, không thay thế cho nhau.
Theo điều kiện chung tại Điều 40 Nghị định 96/2023/NĐ-CP, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phải hành nghề toàn thời gian tại cơ sở, có phạm vi phù hợp và đáp ứng yêu cầu về quá trình hành nghề. Nhân sự phải được phân công đúng phạm vi được phép. Xem “quy định về nhân sự và đăng ký hành nghề trong Nghị định 96/2023/NĐ-CP”.
Lưu ý: Chứng nhận học sử dụng máy hoặc hoàn thành khóa đào tạo do nhà cung cấp tổ chức không thay thế giấy phép hành nghề y tế. Việc mời bác sĩ đến làm dịch vụ cũng không thay thế giấy phép hoạt động của chính cơ sở.
Với giấy tờ hành nghề được cấp theo quy định trước đây, cần kiểm tra giá trị sử dụng và lộ trình chuyển đổi. Không nên kết luận một chứng chỉ hành nghề đã hết giá trị chỉ vì tên gọi khác với “giấy phép hành nghề” trong luật mới.
5. Hồ sơ máy móc, thiết bị spa và thiết bị y tế
Khi đầu tư máy, chủ cơ sở cần kiểm tra đồng thời hai vấn đề: thiết bị có hồ sơ phù hợp để được lưu thông, sử dụng tại Việt Nam hay không và cơ sở có đủ điều kiện triển khai kỹ thuật sử dụng thiết bị đó hay không.
Đối với sản phẩm thuộc nhóm thiết bị y tế, cần đối chiếu “Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế” cùng các văn bản sửa đổi, trong đó có “Nghị định 04/2025/NĐ-CP”. Không phải mọi máy được gọi là “máy spa” đều có cùng phân loại pháp lý hoặc cùng bộ chứng từ.
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần yêu cầu hoặc kiểm tra |
|---|---|
| Giao dịch và nguồn gốc | Hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao; thông tin đơn vị bán và chứng từ nguồn gốc liên quan. |
| Nhận diện thiết bị | Tên sản phẩm, hãng sản xuất, model, số serial và cấu hình thực tế. |
| Hồ sơ lưu hành | Thông tin công bố, đăng ký lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu; kiểm tra đúng sản phẩm và tình trạng pháp lý. |
| Tài liệu kỹ thuật | Hướng dẫn sử dụng, mục đích sử dụng, yêu cầu lắp đặt, cảnh báo, điều kiện vận hành và bảo quản. |
| Bàn giao, đào tạo | Biên bản lắp đặt, kiểm tra ban đầu và nội dung hướng dẫn vận hành đã được bàn giao. |
| Bảo trì và an toàn | Điều kiện bảo hành, lịch bảo trì, hồ sơ sửa chữa; kiểm định hoặc hiệu chuẩn khi thiết bị thuộc diện phải thực hiện. |
Không nên đánh giá hồ sơ máy chỉ qua một ảnh CO, CQ, CE hoặc tài liệu liên quan đến FDA. Những tài liệu này không mặc nhiên thay thế điều kiện lưu hành tại Việt Nam, cũng không thay thế giấy phép hoạt động và phạm vi kỹ thuật của cơ sở.
Về quản trị, nên lập một hồ sơ riêng cho từng model và serial. Khi thay linh kiện, sửa chữa hoặc chuyển máy sang cơ sở khác, cập nhật tài liệu để có thể truy xuất lịch sử thiết bị.
6. Hồ sơ mỹ phẩm, thuốc và vật tư tiêu hao
Đối với mỹ phẩm, cơ sở nên quản lý danh mục sản phẩm đang sử dụng, nhà cung cấp, hóa đơn, nhãn, số lô, hạn dùng, hướng dẫn bảo quản và thông tin công bố của sản phẩm. Khi kiểm tra phiếu công bố, cần đối chiếu đúng tên sản phẩm và tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Căn cứ về quản lý mỹ phẩm gồm “Thông tư 06/2011/TT-BYT” và các văn bản sửa đổi, trong đó có “Thông tư 34/2025/TT-BYT”.
Cần phân biệt nghĩa vụ của đơn vị chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường với việc quản lý sản phẩm của một spa mua về sử dụng. Không nên yêu cầu mọi spa phải tự đứng tên công bố hoặc phải lưu toàn bộ hồ sơ thông tin sản phẩm như một nhà sản xuất, nhập khẩu.
Đối với thuốc, chất tiêm và vật tư dùng trong thủ thuật, phòng khám phải quản lý theo đúng loại sản phẩm, nguồn cung, điều kiện bảo quản và phạm vi chuyên môn. Không gọi chung thuốc hoặc chất tiêm là “mỹ phẩm chuyên nghiệp” để sử dụng tại một spa không có điều kiện y tế phù hợp.
Khuyến nghị quản trị: Gắn thông tin lô sản phẩm và vật tư quan trọng với hồ sơ dịch vụ hoặc hồ sơ người bệnh khi phù hợp, nhằm hỗ trợ truy xuất nếu có phản ứng bất lợi hoặc yêu cầu thu hồi.
7. Hồ sơ phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ
Không có một loại “giấy PCCC cho spa” áp dụng giống nhau cho mọi địa điểm. Nghĩa vụ phải được xác định theo loại công trình, công năng, quy mô, đặc điểm sử dụng và trường hợp xây dựng hoặc cải tạo.
Cần đối chiếu “Nghị định 105/2025/NĐ-CP” cùng các quy định sửa đổi có liên quan, bao gồm “Nghị định 347/2026/NĐ-CP”.
Nhóm tài liệu cần rà soát gồm hồ sơ quản lý an toàn của cơ sở, nội quy, phân công trách nhiệm, phương án ứng phó, tài liệu huấn luyện theo đối tượng, hồ sơ phương tiện và kiểm tra an toàn. Hồ sơ thẩm định thiết kế, nghiệm thu hoặc tài liệu tương ứng chỉ phát sinh khi công trình, hạng mục thuộc trường hợp pháp luật quy định.
Về thực tế vận hành, nên kiểm tra cả tải điện của máy, thiết bị gia nhiệt, khu vực xông hơi, lối thoát nạn và việc bố trí vật liệu dễ cháy. Không nên chỉ lưu hồ sơ mà bỏ qua điều kiện an toàn tại hiện trường.
8. Hồ sơ an ninh, trật tự: xác định theo từng hoạt động
Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự không phải giấy tờ mặc định cho mọi cơ sở mang tên spa. Ngược lại, không thể kết luận cơ sở được miễn chỉ vì đăng ký tên thương mại là “chăm sóc sắc đẹp”.
Đây là nhóm cần rà soát theo ngành nghề thực tế và quy định tại thời điểm hoạt động. Đặc biệt, dịch vụ xoa bóp vẫn được nêu trong danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện tại “Nghị quyết 66.17/2026/NQ-CP”.
Đối với thẩm mỹ và phun xăm, không nên sử dụng riêng một hướng dẫn cũ hoặc chỉ trích “Nghị định 58/2026/NĐ-CP” để kết luận nghĩa vụ hiện tại. Cần đọc cùng các quy định cắt giảm, sửa đổi ngành nghề và thủ tục, trong đó có “Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP”.
Trước khi đưa nhóm giấy tờ này vào danh mục bắt buộc, chủ cơ sở nên đối chiếu thủ tục đang được cơ quan Công an có thẩm quyền công bố. Điều kiện an ninh, trật tự và điều kiện hoạt động khám bệnh, chữa bệnh là hai vấn đề khác nhau; việc thay đổi một nhóm điều kiện không tự động thay thế nhóm còn lại.
9. Hồ sơ chất thải, vệ sinh và kiểm soát nhiễm khuẩn
Với spa chăm sóc thông thường, cần tổ chức vệ sinh, quản lý rác và nước thải phù hợp với hoạt động. Với phòng khám, phải xác định riêng chất thải sinh hoạt, chất thải y tế và các nhóm chất thải phát sinh để quản lý đúng yêu cầu.
“Thông tư 20/2021/TT-BYT” quy định việc quản lý chất thải y tế trong phạm vi khuôn viên cơ sở y tế. Cơ sở cần tổ chức phân loại, thu gom, lưu giữ và chuyển giao theo loại chất thải, không gom chung kim tiêm hoặc vật sắc nhọn có nguy cơ lây nhiễm với rác sinh hoạt.
Hồ sơ cần rà soát gồm phân công người phụ trách, hướng dẫn phân loại, tài liệu bàn giao chất thải, hợp đồng với đơn vị có chức năng khi chuyển giao và hồ sơ môi trường khác nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Đối với dụng cụ sử dụng lại, cần có quy trình xử lý phù hợp và hồ sơ theo dõi. Nếu sử dụng phương án tiệt khuẩn tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác, phải kiểm tra điều kiện và hợp đồng tương ứng theo “quy định về phòng khám tại Nghị định 96/2023/NĐ-CP”.
10. Hồ sơ khách hàng, bệnh án và bảo vệ dữ liệu cá nhân
10.1. Đối với spa chăm sóc thông thường
Nên xây dựng phiếu thông tin khách hàng, nội dung tư vấn, thông tin dịch vụ và giá, lưu ý an toàn phù hợp, ghi nhận sản phẩm đã sử dụng và cơ chế tiếp nhận phản ánh. Đây là các công cụ quản trị nên có; không phải mọi tài liệu đều là mẫu giấy phép hoặc biểu mẫu bắt buộc do Nhà nước ban hành.
10.2. Đối với phòng khám
Hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu chuyên môn về khám, chỉ định, điều trị, thủ thuật, theo dõi và lưu trữ theo loại dịch vụ. Phiếu chăm sóc khách hàng thông thường không thay thế hồ sơ bệnh án hoặc tài liệu chuyên môn phải lập theo “Luật Khám bệnh, chữa bệnh”.
10.3. Hình ảnh trước – sau và thông tin sức khỏe
Cơ sở cần quản lý quyền truy cập dữ liệu, mục đích thu thập, việc chia sẻ và sử dụng hình ảnh khách hàng. Với hoạt động truyền thông, nên tách nội dung đồng ý sử dụng hình ảnh khỏi việc đồng ý thực hiện dịch vụ, thể hiện rõ phạm vi và mục đích sử dụng.
Căn cứ cần đối chiếu là “Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15”. Cơ sở sử dụng phần mềm quản lý, lưu trữ đám mây hoặc thuê đơn vị marketing cũng cần rà soát việc giao dữ liệu cho bên thứ ba và những nghĩa vụ tương ứng.
11. Hồ sơ quảng cáo trên website, Facebook và TikTok
Hồ sơ quảng cáo nên được xây dựng từ giấy phép và dịch vụ thực tế, không làm ngược lại theo hướng viết nội dung bán hàng trước rồi tìm giấy tờ để hợp thức hóa sau.
Theo Điều 9 “Nghị định 342/2025/NĐ-CP”, quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh phải thể hiện các thông tin bắt buộc về cơ sở, bao gồm tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động và phạm vi chuyên môn được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Với mỹ phẩm, nội dung quảng cáo phải phù hợp bản chất và công dụng được công bố, không gây hiểu nhầm là thuốc. Vì vậy, không nên sử dụng thông điệp điều trị bệnh để giới thiệu một mỹ phẩm hoặc biến dịch vụ chăm sóc thông thường thành dịch vụ khám chữa bệnh trên nội dung quảng cáo.
Lưu ý về xác nhận nội dung quảng cáo: “Thông tư 03/2026/TT-BYT” có hiệu lực từ ngày 15/02/2026. Điều 2 bãi bỏ một phần các quy định trước đây và xác định những nội dung được giữ lại; không nên diễn giải thành việc bãi bỏ mọi nghĩa vụ quảng cáo trong lĩnh vực y tế. Theo Điều 4, các giấy xác nhận nội dung quảng cáo đã cấp theo những thông tư được nêu trong điều khoản chuyển tiếp tiếp tục được áp dụng đến khi bị thay thế, hủy bỏ hoặc hết hiệu lực; hồ sơ đang được giải quyết được xử lý theo pháp luật tại thời điểm tiếp nhận. Xem “bản ký, đóng dấu của Thông tư 03/2026/TT-BYT trên website Sở Y tế Lạng Sơn”.
Đối với nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, tiếp tục đối chiếu “Điều 9 Nghị định 342/2025/NĐ-CP” về tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động và phạm vi chuyên môn được phê duyệt của cơ sở. Việc thay đổi thủ tục xác nhận không được hiểu là cho phép quảng cáo sai nội dung hoặc vượt phạm vi chuyên môn.
Về quản trị, nên lưu bản nội dung đã đăng, tài liệu chứng minh các thông tin quảng cáo, hồ sơ quyền sử dụng hình ảnh, hợp đồng với đơn vị thực hiện và lịch sử chỉnh sửa. Những nội dung như “an toàn tuyệt đối”, “không có rủi ro” hoặc cam kết kết quả chắc chắn cần được rà soát kỹ trước khi sử dụng.
12. Hồ sơ lao động, thuế, hóa đơn và giao dịch khách hàng
Bên cạnh giấy tờ chuyên ngành, cơ sở cần tổ chức hồ sơ kế toán và lao động phù hợp với mô hình hoạt động. Nhóm quản lý nên có gồm chứng từ thu chi, hóa đơn đầu vào và đầu ra, hồ sơ kê khai thuế tương ứng, hợp đồng lao động, bảng lương, chấm công và hồ sơ bảo hiểm cho người thuộc đối tượng tham gia.
Đối với nhân sự được gọi là “cộng tác viên”, phải xem xét bản chất quan hệ làm việc, không chỉ tên hợp đồng. Những thỏa thuận có nội dung về việc làm có trả công và sự quản lý, điều hành, giám sát cần được đối chiếu với “Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14”.
Với khách hàng mua liệu trình hoặc trả trước, nên quy định rõ số buổi, thời hạn sử dụng, giá, điều kiện thay đổi dịch vụ, hoàn tiền và xử lý khi cơ sở tạm ngừng hoạt động. Nội dung tư vấn, hợp đồng và thông tin quảng cáo cần thống nhất với nhau.
13. Cách sắp xếp bộ hồ sơ để dễ vận hành và kiểm tra
Thay vì gom tất cả vào một tập “giấy phép spa”, nên chia hồ sơ theo chức năng và chỉ định người chịu trách nhiệm cập nhật. Bảng dưới đây là cách tổ chức tham khảo:
| Mã nhóm | Nội dung lưu trữ | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| PL-01 | Đăng ký kinh doanh, địa điểm, biển hiệu | Đúng chủ thể, địa chỉ và hoạt động thực tế. |
| PL-02 | Giấy phép y tế, phạm vi và kỹ thuật | Áp dụng khi hoạt động thuộc lĩnh vực khám chữa bệnh. |
| NS-01 | Nhân sự, bằng cấp, hành nghề, hợp đồng | Đúng người thực hiện và thời gian làm việc. |
| TB-01 | Máy móc, hồ sơ kỹ thuật, bảo trì | Khớp model, serial và thiết bị đang sử dụng. |
| SP-01 | Mỹ phẩm, thuốc, vật tư | Truy xuất được nguồn, lô và hạn dùng. |
| AT-01 | PCCC, an ninh trật tự, môi trường | Xác định đúng nghĩa vụ theo từng trường hợp. |
| CM-01 | Quy trình, hồ sơ dịch vụ hoặc bệnh án | Phản ánh đúng hoạt động đã thực hiện. |
| TT-01 | Quảng cáo, hình ảnh, dữ liệu cá nhân | Thông tin có căn cứ và sử dụng đúng phạm vi. |
| TC-01 | Thuế, hóa đơn, tiền lương, giao dịch | Thống nhất giữa hồ sơ và hoạt động thực tế. |
Đây là hệ thống mã hồ sơ gợi ý, không phải biểu mẫu bắt buộc. Có thể bổ sung cột ngày cấp, ngày hết hạn, người phụ trách, vị trí bản gốc và đường dẫn bản điện tử để theo dõi thuận tiện.
14. Trình tự chuẩn bị trước khi mở spa hoặc phòng khám
Bước 1: Chốt danh mục dịch vụ. Mô tả rõ từng dịch vụ, sản phẩm và thiết bị sử dụng, người thực hiện và mức độ can thiệp. Không chỉ liệt kê các tên thương mại như “trẻ hóa”, “nâng cơ” hay “giảm béo”.
Bước 2: Xác định mô hình và điều kiện. Phân loại hoạt động chăm sóc thông thường, hoạt động có điều kiện riêng và hoạt động phải tổ chức theo mô hình khám bệnh, chữa bệnh.
Bước 3: Đánh giá mặt bằng, nhân sự và thiết bị. Kiểm tra khả năng đáp ứng điều kiện trước khi đầu tư lớn. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản những hồ sơ và hạng mục bàn giao của từng thiết bị.
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục và kiểm tra trước vận hành. Chỉ triển khai dịch vụ khi đã đáp ứng điều kiện tương ứng. Rà soát đồng thời menu dịch vụ, bảng giá, website, quảng cáo, hồ sơ nhân sự và máy móc để tránh tình trạng các bộ phận sử dụng thông tin khác nhau.
15. Câu hỏi thường gặp
Chỉ có giấy đăng ký kinh doanh spa đã đủ chưa?
Không thể kết luận chỉ từ giấy đăng ký kinh doanh. Phải đối chiếu dịch vụ thực tế với các nhóm điều kiện đã trình bày. Nếu có hoạt động thuộc khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở còn phải đáp ứng điều kiện và giấy phép y tế tương ứng.
Có bác sĩ làm việc tại spa thì được tiêm filler không?
Không thể chỉ dựa vào việc có bác sĩ. Cần đồng thời kiểm tra loại hình và giấy phép của cơ sở, phạm vi chuyên môn, kỹ thuật được phép, đăng ký hành nghề và điều kiện thực hiện.
Mua máy có đủ chứng từ thì được sử dụng ngay không?
Hồ sơ máy và quyền triển khai dịch vụ là hai vấn đề khác nhau. Cần kiểm tra cả tính hợp pháp của thiết bị lẫn điều kiện của cơ sở và người sử dụng.
Có cần mua một “bộ giấy tờ spa chuẩn” trên thị trường không?
Bộ biểu mẫu có thể hỗ trợ quản trị nhưng không thay thế giấy phép hoặc điều kiện thực tế. Không nên sử dụng hồ sơ mẫu để ghi nhận nhân sự, thiết bị hoặc hoạt động không có thật.
Khi nào cần rà soát lại hồ sơ?
Nên rà soát khi mở thêm địa điểm, thay đổi nhân sự chuyên môn, bổ sung kỹ thuật, đổi máy, thay sản phẩm, sửa mặt bằng hoặc triển khai chiến dịch quảng cáo mới. Đồng thời theo dõi thời hạn giấy tờ và thay đổi pháp luật liên quan.
Kết luận: Chuẩn hồ sơ phải đi cùng đúng phạm vi hoạt động
Một bộ giấy tờ spa, thẩm mỹ viện hoặc phòng khám được tổ chức tốt phải phản ánh đúng mô hình, dịch vụ, con người, thiết bị và địa điểm thực tế. Mục tiêu không chỉ là có tài liệu để xuất trình, mà là vận hành đúng điều kiện, kiểm soát rủi ro và bảo vệ khách hàng.
Khi lập kế hoạch đầu tư, chủ cơ sở có thể tham khảo danh mục và ngân sách thiết bị spa tại HPMED. Trước khi mua, hãy yêu cầu xác nhận cụ thể hồ sơ kỹ thuật, chứng từ giao dịch, phạm vi hướng dẫn vận hành và điều kiện bảo hành của từng sản phẩm. Việc lựa chọn thiết bị cần gắn với dịch vụ mà cơ sở có đủ điều kiện thực hiện.
