Chính sách đổi trả và hoàn tiền thiết bị HPMED

Công ty TNHH HPMED Việt Nam xây dựng chính sách này nhằm quy định minh bạch điều kiện, quy trình và trách nhiệm của các bên khi đổi trả hoặc hoàn tiền đối với thiết bị, linh kiện và phụ kiện do HPMED cung cấp.

Ngày hiệu lực: 22/08/2026
Cập nhật gần nhất: 22/08/2026
Phiên bản: 1.0
Phê duyệt: Mai Đình Hậu – CEO HPMED

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng cho sản phẩm được mua trực tiếp từ HPMED qua hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, website hoặc các kênh bán hàng chính thức của HPMED.
Đối với giao dịch có hợp đồng, phụ lục hoặc biên bản bàn giao riêng, các điều khoản được hai bên xác nhận bằng văn bản sẽ được ưu tiên áp dụng, trừ những quyền và nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật.

2. Trường hợp HPMED chịu trách nhiệm

HPMED tiếp nhận yêu cầu đổi, bổ sung, sửa chữa hoặc hoàn tiền theo phương án phù hợp khi có một trong các trường hợp sau:

Giao sai model, cấu hình, số lượng hoặc phụ kiện so với đơn hàng đã xác nhận.
Sản phẩm có lỗi kỹ thuật hoặc sai khác trọng yếu so với thông tin HPMED đã cam kết bằng văn bản.
Sản phẩm hư hỏng trong quá trình vận chuyển do HPMED trực tiếp tổ chức hoặc chỉ định đơn vị vận chuyển.
Lỗi thuộc phạm vi bảo hành nhưng không thể khắc phục hoặc thay thế theo thỏa thuận bảo hành, hợp đồng và quy định pháp luật.

Trong phạm vi trách nhiệm của mình, HPMED chịu chi phí vận chuyển, kiểm tra và xử lý hợp lý. Phương án cuối cùng được xác định sau khi kiểm tra tình trạng thực tế của sản phẩm.

3. Đổi hàng do thay đổi nhu cầu

Đối với sản phẩm tiêu chuẩn có sẵn, HPMED có thể xem xét yêu cầu đổi do khách hàng thay đổi nhu cầu nếu yêu cầu được gửi trong vòng 07 ngày theo lịch kể từ ngày nhận hàng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Sản phẩm chưa lắp đặt, chưa vận hành, chưa kích hoạt và chưa phát sinh số lần sử dụng.
Sản phẩm còn nguyên tình trạng ban đầu; đầy đủ tem, nhãn, số serial, phụ kiện, tài liệu, quà tặng và bao bì đi kèm.
Khách hàng xuất trình được hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc chứng từ mua hàng hợp lệ.
Sản phẩm không thuộc nhóm loại trừ tại Mục 4.
HPMED đã xác nhận chấp thuận bằng văn bản trước khi khách hàng gửi hàng về.

Việc tiếp nhận yêu cầu không đồng nghĩa với việc HPMED đã chấp thuận đổi hoặc hoàn tiền. Kết quả được thông báo sau khi kiểm tra thực tế.

4. Trường hợp không áp dụng đổi do thay đổi nhu cầu

Thiết bị nhập khẩu hoặc đặt mua riêng theo yêu cầu của khách hàng.
Sản phẩm được tùy chỉnh cấu hình, phần mềm, giấy phép sử dụng, logo hoặc nhận diện riêng.
Thiết bị đã lắp đặt, đào tạo, nghiệm thu, đưa vào vận hành hoặc kích hoạt bảo hành.
Hàng trưng bày, hàng demo hoặc hàng đã qua sử dụng mà tình trạng này đã được thông báo trước khi mua.
Vật tư tiêu hao, đầu tip, cartridge hoặc sản phẩm có yêu cầu vệ sinh vô trùng đã mở niêm phong.
Sản phẩm bị hư hỏng do sử dụng sai hướng dẫn, bảo quản không phù hợp, va đập, can thiệp kỹ thuật hoặc tự ý sửa chữa.
Tem, nhãn hoặc số serial bị mất, che khuất, tẩy xóa hoặc thay đổi.

Các loại trừ trên không làm mất quyền của khách hàng đối với lỗi thuộc trách nhiệm của HPMED hoặc các quyền bắt buộc theo pháp luật.

5. Điều kiện hàng gửi lại

Trước khi gửi hàng, khách hàng cần nhận được mã hoặc văn bản xác nhận tiếp nhận từ HPMED. Sản phẩm phải được đóng gói an toàn và kèm đầy đủ:

Thiết bị, linh kiện và toàn bộ phụ kiện theo cấu hình bàn giao.
Hộp, vật liệu bảo vệ, tài liệu hướng dẫn, phiếu bảo hành và quà tặng (nếu có).
Chứng từ mua hàng và thông tin người yêu cầu xử lý.
Ảnh, video mở kiện hoặc tài liệu thể hiện lỗi, giao sai hay hư hỏng vận chuyển.

HPMED có quyền kiểm tra model, số serial, tình trạng ngoại quan, phụ kiện, lịch sử kích hoạt và số lần sử dụng trước khi đưa ra kết quả.

6. Quy trình yêu cầu đổi trả và hoàn tiền

Gửi yêu cầu: Khách hàng cung cấp mã đơn hàng hoặc hợp đồng, model, số serial, mô tả vấn đề và ảnh/video liên quan qua kênh liên hệ chính thức.
Xác nhận tiếp nhận: HPMED phản hồi và cấp thông tin tiếp nhận trong vòng 01 ngày làm việc.
Gửi hoặc bàn giao sản phẩm: Hai bên thống nhất hình thức vận chuyển, địa điểm tiếp nhận và bên chịu chi phí ban đầu.
Kiểm tra: HPMED kiểm tra sản phẩm trong khoảng 03–05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hàng và chứng từ. Trường hợp cần giám định sâu hơn, HPMED sẽ thông báo thời gian dự kiến.
Thông báo kết quả: HPMED gửi kết quả và phương án xử lý bằng văn bản, có thể gồm bổ sung phụ kiện, sửa chữa, đổi sản phẩm tương đương hoặc hoàn tiền.

Đối với hư hỏng có thể nhận biết ngay khi giao hàng, khách hàng nên ghi rõ trên biên bản giao nhận và thông báo ngay cho HPMED. Đối với lỗi phát hiện sau khi mở kiện, việc cung cấp ảnh hoặc video sớm sẽ giúp xác minh nhanh hơn.

7. Chi phí vận chuyển và kiểm tra

Lỗi thuộc trách nhiệm của HPMED: HPMED chịu các chi phí hợp lý liên quan đến việc thu hồi, kiểm tra và giao lại hàng trong phạm vi trách nhiệm.
Thay đổi nhu cầu của khách hàng: Khách hàng chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa, kiểm tra hoặc khôi phục tình trạng nếu các khoản này đã được HPMED thông báo và hai bên chấp thuận.
Không xác định được lỗi hoặc lỗi không thuộc HPMED: HPMED thông báo kết quả kiểm tra và chi phí dự kiến trước khi thực hiện dịch vụ phát sinh.

8. Hoàn tiền và đổi sang sản phẩm khác

Nếu phương án hoàn tiền được chấp thuận, HPMED thực hiện trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất kiểm tra, nhận đủ sản phẩm, phụ kiện và hồ sơ điều chỉnh hóa đơn/chứng từ (nếu có).
Khoản tiền được hoàn theo phương thức thanh toán ban đầu hoặc phương thức khác do hai bên thống nhất bằng văn bản. Thời gian tiền về tài khoản có thể phụ thuộc vào ngân hàng hoặc đơn vị trung gian thanh toán.
Nếu đổi sang sản phẩm có giá trị khác, phần chênh lệch được xác định theo báo giá hoặc thỏa thuận tại thời điểm HPMED chấp thuận đổi hàng.